โดยยึดหลักของ"PDCA"

เป็นที่ทราบกันอย่างกว้างขวางและแพร่หลายถึงวงจรคุณภาพ คือ วงจร P D C A  เป็นวงจรพัฒนาคุณภาพงาน โดยเป็นวงจรพัฒนาพื้นฐานหลักของการพัฒนาคุณภาพทั้งระบบ (Total Qaulity Management : TQM) ผู้ที่คิดค้นกระบวนการหรือวงจรพัฒนาคุณภาพ PDCA คือ shewhart นักวิทยาศาสตร์ชาวอเมริกันแต่ Deming ได้นำไปเผยแพร่ที่ประเทศญี่ปุ่นจนประสบผลสำเร็จ จนผลักดันให้ญี่ปุ่นเป็นประเทศมหาอำนาจของโลกคนทั่วไปจึงรู้จักวงจร PDCA จากการเผยแพร่ของ Deming จึงเรียกว่า "วงจร Deming"  หรือ วงจร PDCA  ประกอบด้วย 4 ขั้นตอนแบบอธิบายสั้นๆ ดังต่อไปนี้

ที่มา : http://admonsis.info/site/wp-content/uploads/2014/07/PCDA-Anglais.jpg

การวางแผน Plan = P

การทำงานใดต้องมีขั้นการวางแผน เพราะทำให้มีความมั่นใจว่าทำงานได้สำเร็จ การจัดอันดับความสำคัญของ เป้าหมาย กำหนดการดำเนินงาน กำหนดระยะเวลาการดำเนินงาน กำหนดผู้รับผิดชอบหรือผู้ดำเนินการและกำหนดงบประมาณที่จะใช้ การเขียนแผนดังกล่าวอาจปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสมของลักษณะ การดำเนินงาน การวางแผนยังช่วยให้เราสามารถคาดการณ์สิ่งที่เกิดขึ้นในอนาคตและช่วยลดความสูญเสียที่อาจเกิดขึ้นได้

การปฏิบัติ DO = D

เป็นการลงมือปฏิบัติงาน ตาม แผนที่เราวางไว้ การดำเนินการตามแผน อาจประกอบด้วย การมีโครงสร้างานรองรับ  มีวิธีการ ดำเนินการ  มีผู้รับผิดชอบงานและ มีผลของการดำเนินการ

การตรวจสอบ Check= C

เป็นขั้นตอนของการประเมินการทำงานว่าเป็นไปตามแผนที่วางไว้หรือไม่ หรือมีเรื่องอะไรปฏิบัติได้ตามแผนมีเรื่องอะไรไม่สามารถปฏิบัติได้ตามแผนหรือปฏิบัติแล้วไม่ได้ผล การตรวจสอบนี้จะทำให้การดำเนินการประสบความสำเร็จตามแผนที่วางไว้ การประเมินแผน อาจประกอบด้วยการประเมินโครงสร้างที่รองรับ การดำเนินการ การประเมินขั้นตอนการดำเนินงานและการประเมินผลของ การดำเนินงานตามแผนที่ได้ตั้งไว้

การปรับปรุงแก้ไข Action = A

เมื่อเรา Check แล้ว พบว่า มีปัญหาหรือความบกพร่องแล้วลงมือแก้ไข ซึ่งในขั้นนี้อาจพบว่าประสบความสำเร็จหรืออาจพบว่ามีข้อบกพร่องอีกด้วย ต้องตรวจสอบเนื้อของงาน เพื่อหาทางแก้ไข และประเมินวิเคราะห์ว่ามีโครงสร้าง หรือขั้นตอนการปฏิบัติงานใดที่ควรแก้ไข ปรับปรุงอีกหรือพัฒนาสิ่งที่ดีอยู่แล้วให้ดียิ่งขึ้นไปอีกจึงเป็นการทำไปเรื่อยๆ ไม่มีการหยุดเป็นการพัฒนาให้ดีขึ้นเรื่อยๆ เป็นการพัฒนาอย่างยั่งยืน

เทคนิคการวางแผน  การวางแผนที่ดีควรตอบคำถามต่อไปนี้ได้ เช่น

•  มีอะไรบ้างที่ต้องทำ

•  ใครทำ

•  มีอะไรต้องใช้บ้าง

•  ระยะเวลาในการทำงานแต่ละขั้นตอนเป็นเท่าใด

•  ลำดับการทำงานเป็นอย่างไร ควรทำอะไรก่อน อะไรหลัง

•  เป้าหมายในการกระทำครั้งนี้คืออะไร

            เป้าหมายที่ดีควรยึดหลัก SMARTER

•  S  (specific)      ชัดเจน เจาะจง

•  M (easurable)   วัดได้ ประเมินผลได้

•  A  (acceptable) ผู้ปฏิบัติยอมรับและเต็มใจทำ

•  R  (realistic)      อยู่บนพื้นฐานความจริง ไม่เพ้อฝัน

•  T  (time frame)  มีกรอบระยะเวลา

•  E  (extending)   เป็นเป้าหมายที่ท้าทายความสามารถ ไม่ใช่ว่าเคยทำได้ 10 ก็ตั้งเป้าหมายไว้แค่ 8 หรือแค่ 10 แต่ควรตั้งไว้อย่างน้อยที่สุดก็ไม่ควรต่ำกว่า 11

•  R  (rewarding)  คุ้มกับการปฏิบัติ หมายถึงเป้าหมายที่ทำไปแล้วเกิดประโยชน์ คุ้มค่ากับการลงแรงลงเวลาและทรัพยากร

เทคนิคขั้นตอนการปฏิบัติ

•  ทำให้ถูกต้องตั้งแต่แรกจะได้ไม่ต้องแก้ไขหรือรับผลเสียจากการกระทำที่ผิดพลาด

•  ตรวจสอบทุกขั้นตอนหากพบข้อบกพร่องให้รีบแก้ไขก่อนที่ความเสียหายจะขยายเป็นวงกว้าง

เทคนิคขั้นตอนตรวจสอบ

•  ตรวจสอบวิธีการและระยะเวลาที่ใช้ในการปฏิบัติจริงว่าทำได้ตามแผนหรือไม่

•  ตรวจสอบผล ที่ได้ว่าได้ตามเป้าหมายหรือไม่

เทคนิคขั้นตอนการดำเนินการให้เหมาะสม

•  หลังจากตรวจสอบแล้วถ้าเราทำได้ตามเป้าหมายให้รักษาความดีนี้ไว้

•  หากตรวจสอบแล้วพบว่ามีข้อผิดพลาดไม่ว่าในขั้นตอนใดๆ ก็ตาม ให้หาสาเหตุและแก้ไขสาเหตุ

•  หาทางปรับปรุงเพื่อให้การปฏิบัติครั้งต่อไปดีขึ้นกว่าเดิม