ไดอะแกรม ที่สร้างเสร็จแล้วสามารถนำไปใช้ร่วมกับโปรแกรมอื่นๆ เช่นโปรแกรมชุดออฟฟิศหรือโปรแกรมเขียนแบบอย่าง AutoCAD ได้ นอกจากนั้นเรายังสามารถนำไฟล์สร้างจากโปรแกรมเหล่านี้มาใช้ในVisio ก็ได้

สำหรับในบทนี้เราจะกล่าวถึงการนำไดอะแกรมที่สร้างไปใช้ในโปรแกรมอื่นๆโดยจะเลือกเพียงบางส่วนหรือทั้งไดอะแกรมก็ได้ จากนั้นจะนำเข้าไฟล์หรือออบเจ็กต์จากโปรแกรมอื่นมาใช้ใน Visio ว่ามีขั้นตอนอย่างไรบ้าง รวมถึงวิธีแก้ไขออบเจ็กต์เหล่านั้นด้วย  โดยจะกล่าวถึงการทำงานร่วมกับโปรแกรมต่างๆดังนี้

• การนำไดอะแกรมไปยังไฟล์ที่ใช้โปรแกรมชุดออฟฟิศ
• การแทรกลิงก์ของไดอะแกรม ลงบนไฟล์ที่ใช้กับโปรแกรมชุด office

เราสามารถนำไดอะแกรมที่สร้างไปใช้ในโปรแกรมอื่นได้ โดยการฝัง (Embed Object) ลงบนไฟล์งานโปรแกรมนั้นๆ ทำให้ไม่ต้องแปลงไดอะแกรมเป็นไฟล์รูปแบบอื่น นอกตากนั้นเมื่อเราปรับปรุงแก้ไขไดอะแกรม สิ่งที่เปลี่ยนแปลงจะมีผลกับไดอะแกรมที่เราฝังไว้ด้วย ดังตัวอย่างเราจะนำเชปพีระมิดในไฟล์งาน Visio ไปใช้ในโปรแกรม Excel

ในขณะที่เปิดไฟล์ Excel นี้ทำงานอยู่ หากเราต้องการแก้ไขรูปที่ฝังไว้ ก็ให้ดับเบิลคลิกที่ไดอะแกรม จะปรากฏแถบเมนูที่เป็นของโปรแกรม Visio ภายใน Excel ให้แก้ไขไดอะแกรมได้ ดังตัวอย่างเราจะดับเบิลคลิกที่พีระมิดเพื่อแก้ไขภาพ และเมื่อเสร็จแล้วให้คลิกบนพื้นที่ว่างนอกไดอะแกรม เพื่อจบขั้นตอนการแก้ไขและกลับสู่การใช้งาน Excel ปกติ

ในโปแกรม Visio หากต้องการคัดลอกทั้งไดอะแกรมในพื้นที่วาดไปยังไฟล์ที่ใช้กับโปรแกรมอื่น ให้คลิกคำสั่ง Copy บนแถบเครื่องมือ จากนั้นไปที่โปรแกรมปลายทางที่จะวางไดอะแกรมแล้วทำตามขั้นตอนดังที่กล่าวไปแล้ว

วิธีนี้แตกต่างตรงที่ไม่ได้เป็นการนำไดอะแกรมมาฝังในไฟล์ที่ใช้กับโปรแกรมชุด Office เหมือนวิธีแรก แต่จะเป็นการฝังลิงก์ (Embed Link) ที่เชื่อมโยงไปยังไฟล์ต้นฉบับ โดยจะใช้คำสั่ง Copy เหมือนกัน แต่ใช้ตัวเลือก Paste link แทน ดังตัวอย่าง

ไดอะแกรมในโปรแกรม Visio

โปรแกรม Excel

เมื่อเราดับเบิลคลิกที่เชปพีระมิดจะเป็นการเข้าสู่โปรแกรม Visio ให้เราทำการแก้ไขตามต้องการ หลังจากนั้นให้เราบันทึกไฟล์ชิ้นงาน เราจะเห็นว่าเชปพีระมิดในโปรแกรม Excel จะถูกเปลี่ยนตามไปด้วย

หากเราปิดไฟล์ที่ฝังลิงก์ไป และกลับไปแก้ไขไฟล์ไดอะแกรมต้นฉบับในโปรแกรม Visio ไฟล์ที่เราฝังลิงก์ไว้จะถูกกระทบไปด้วย ดังตัวอย่าง หลังจากที่เราปิดไฟล์ Excel ไปแล้ว หากเราเข้าไปแก้ไขรูปพีระมิดในโปรแกรม   Visio เมื่อใช้โปรแกรม Excel เปิดไฟล์ที่ฝังลิงก์ไว้อีกครั้ง ก็จะปรากฏแถบ Security Warning แสดงว่ามีการอัพเดตไฟล์ต้นฉบับที่เชื่อมโยงกับลิงก์ดังกล่าว ให้เราคลิกปุ่ม Enable Content แล้วเลือกว่าต้องการให้อัพเดตไดอะแกรม( รูปพีระมิด) ในไฟล์ Excel ตามต้นฉบับที่มีการแก้ไขหรือไม่

หากเราเปลี่ยนชื่อ ย้ายตำแหน่ง หรือลบไฟล์ไดอะแกรมต้นฉบับที่ลิงก์ไว้ เมื่อเปิดไฟล์ที่ลิงก์ไดอะแกรมนั้นไว้ก็จะหาต้นฉบับไม่พบ